Справочники (модуль «Сотрудники»)

Справочники в модуле «Сотрудники» служат для централизованного хранения структурных данных, которые используются при создании и управлении карточками и напоминаниями сотрудников. Это позволяет:
  • стандартизировать ввод информации (например, должностей или подразделений);
  • ускорить процессы заполнения (всё под рукой — достаточно выбрать из списка);
  • использовать значения справочников как фильтры в реестрах (для поиска нужных групп сотрудников).
Например, добавив в справочник «Сотрудники» запись «Водитель», вы сможете при создании карточки сотрудника выбрать эту должность из выпадающего списка. А затем — отфильтровать всех водителей в реестре сотрудников.

Переход в раздел "Справочники"

Чтобы перейти в раздел справочников:

  1. Откройте модуль «Сотрудники» с главной страницы.
  2. Нажмите вкладку на «Справочники».

Доступные действия в справочниках

  • Поиск записей через поисковую строку.
  • Сортировка записей по наименованию.
  • Создание новой записи в справочнике — для этого в поле «Новое значение» требуется ввести название записи, после чего нажать кнопку «+».
  • Редактирование наименования записи.
При изменении наименования записи (например, должности или группы), изменения автоматически распространяются на все карточки и записи, где она использовалась.
  • Удаление записи — для этого нужно нажать на кнопку корзины напротив удаляемой записи справочника.
Удалить запись можно только если она нигде не используется.
Подробнее — в описании каждого справочника ниже.

Перечень справочников

Ниже представлен перечень всех справочников:

Справочник «Должности»

В справочнике хранятся названия всех должностей организации. Эти данные используются при создании карточки сотрудника, в фильтрах реестров.
Подробнее:

Использование записей справочника

Должность указывается при создании / редактировании карточки сотрудника на шаге «Должность». При нажатии на стрелку в поле указания должности откроется выпадающий список всех записей справочника «Должности».

Автоматическое создание записей в справочнике

На шаге «Должность» при создании / редактировании карточки сотрудника возможно ввести новую должность вручную. При закрытии формы создания / редактирования карточки сотрудника (кнопка «Завершить») или переходе к следующему шагу заполнения информации о сотруднике (кнопка «Далее») в справочнике «Должности» будет автоматически создана новая запись.

Фильтрация реестра сотрудников по должности

Реестр сотрудников можно фильтровать по должностям, фигурирующим в справочнике «Должности».

Ограничение на удаление должностей в справочнике

Удалить должность из справочника нельзя, если есть хотя-бы одна карточка сотрудника, в которой фигурирует данная удаляемая должность.

Справочник «Подразделения»

Справочник содержит список отделов, департаментов и других единиц внутренней структуры организации.

Использование записей справочника

Подразделение указывается при создании / редактировании карточки сотрудника на шаге «Должность». При нажатии на стрелку в поле указания отдела откроется выпадающий список всех записей справочника «Подразделения».

Автоматическое создание записей в справочнике

На шаге «Должность» при создании / редактировании карточки сотрудника возможно ввести новый отдел вручную. При закрытии формы создания / редактирования карточки сотрудника (кнопка «Завершить») или переходе к следующему шагу заполнения информации о сотруднике (кнопка «Далее») в справочнике «Подразделения» будет автоматически создана новая запись.

Фильтрация реестра сотрудников по подразделению

Реестр сотрудников можно фильтровать по отделам, фигурирующим в справочнике «Подразделения».

Ограничение на удаление подразделений в справочнике

Удалить подразделение из справочника нельзя, если есть хотя-бы одна карточка сотрудника, в которой фигурирует данное удаляемое подразделение.

Справочник «Группы»

Используются для логического объединения сотрудников. Это упрощает назначение руководителей и подчинённых.

Например, можно создать группу «Колонна №1» и назначить её в карточках сотрудников. При дальнейшем назначении руководителя — выбрать сразу всю группу.

Использование записей справочника

К группам из справочника можно привязывать сотрудников в блоке «Группы» в карточках сотрудников.

Автоматическое создание новой группы в справочнике

Группу можно создать в боковой панели процесса прикрепления сотрудника к группам — после нажатия кнопки «+» запись новой группы автоматически добавится в справочник.

Ограничение на удаление группы из справочника

Удалить группу из справочника нельзя, пока к ней привязан хотя бы один сотрудник.

Справочник «Типы напоминаний»

Хранят названия напоминаний, которые можно для ручного создания напоминаний сотрудникам (например: «Сделать медсправку», «Продление пропуска»). Подробнее см. в статье: Напоминания сотрудников.

Использование типов напоминаний

При ручном добавлении напоминания сотруднику в поле «О чем напомнить» при нажатии на стрелку откроется выпадающий список со всеми значениями справочника.

Автоматическое создание типов напоминаний в справочнике

Если при ручном добавлении напоминания ввести в поле «О чем напомнить» текст напоминания, который отсутствует в справочнике, то при добавлении напоминания (кнопка «Добавить») будет автоматически создана новая запись с типом напоминания в справочнике.

Фильтрация реестра напоминаний сотрудников

Чтобы в реестре напоминаний оставить лишь те, которые были созданы на основе значений справочника (вручную), требуется в фильтрах реестра напоминаний в поле «Типы напоминаний» выбрать вариант «Напоминания по сотруднику».

Ограничение на удаление типов напоминаний из справочника

Удаление записи в справочнике невозможно, если хотя бы одно напоминание сотрудника связано с удаляемым типом напоминания из справочника.
Справочники — это мощный инструмент, позволяющий стандартизировать и упростить работу с данными сотрудников. Используйте их, чтобы сократить рутинные действия и обеспечить чистоту информации в системе.