Напоминания сотрудников

На платформе «КиберГараж» реализован механизм автоматического формирования напоминаний, которые помогают руководителям своевременно контролировать сроки действия документов и средств индивидуальной защиты (СИЗ), связанных с сотрудниками. Это снижает риски, связанные с просрочками и невыполнением обязательных требований, и позволяет держать под контролем всё, что может потребовать обновления или внимания.

Как работают напоминания?

У каждого напоминания указывается конкретный дедлайн, а также момент, за сколько времени до него будут отправлены уведомления руководителям. Это время предварительного оповещения позволяет руководителям заранее предпринять необходимые действия: заменить СИЗ, продлить документы и т.д.
Подробнее о назначении руководителя сотруднику см. в статье: Назначение подчиненных и руководителей

Каналы уведомлений

Напоминания автоматически направляются:
  • на электронную почту пользователя (ту, которая указана в карточке пользователя в модуле «Управление доступом» — подробнее о модуле см. в статье: Управление доступом);
  • в Telegram (если у пользователя подключён Telegram-бот — подробнее о подключении Telegram см. в статье: Авторизация через Telegram).

Статусная модель напоминаний

  • Активно — напоминание создано, но еще не наступило время оповещения руководителей
  • Оповещение — наступило время для оповещения, уведомления отправлены руководителям
  • Просрочено — наступил дедлай по объекту напоминания (по СИЗ, документу и т.п.)
  • Не активно — напоминание стало неактуальным
На главной странице пользователю всегда подсвечиваются напоминания со статусами «Оповещение» и «Просрочено»:
  • в виде счётчика на плашке «Сотрудники»;
  • в виджете «Напоминания», где отображается количество напоминаний по каждому типу.

Переход к разделу «Напоминания»

Чтобы перейти к напоминаниям сотрудников:
  • Перейдите в модуль «Сотрудники»;
  • Откройте вкладку «Напоминания».
Откроется реестр напоминаний сотрудников организации.

Работа с реестром напоминаний

В реестре напоминаний доступны следующие действия:
🔸Поиск напоминаний по ключевым словам через поисковую строку
🔸Сортировка напоминаний в реестре по следующим столбцам:
  • Название
  • Сотрудник
  • Статус
🔸Фильтрация напоминаний в реестре по:
  • сотруднику;
  • типу напоминания;
  • статусу;
  • дедлайну.
🔸Просмотр информации о напоминаний — для этого нажмите на нужное напоминание в реестре
🔸Редактирование напоминания — для этого в боковой панели информации о напоминании нажмите «Редактировать»
🔸Удаление напоминания —для этого в боковой панели информации о напоминании нажмите «Удалить», после чего подтвердите удаление напоминания

Типы автоматически формируемых напоминаний

Система формирует напоминания автоматически при добавлении объектов с привязкой к срокам действия:

Истечение срока годности СИЗ

При добавлении СИЗ сотруднику с указанной датой «Годен до» автоматически формируется напоминание «Средство индивидуально защиты» с запланированным уведомлением руководителей сотрудника за 14 дней до окончания срока годности СИЗ.
При удалении СИЗ соответствующее напоминание удаляется автоматически.

Дата окончания действия ДОПОГ

При добавлении ДОПОГ в карточке сотрудника с указанной датой «Дата окончания действия» автоматически формируется напоминание «Свидетельство ДОПОГ» с запланированным уведомлением руководителей сотрудника за 14 дней до окончания даты действия документа.

Дата окончания действия карты водителя

При добавлении карты водителя (в карточке сотрудника или при создании профиля сотрудника) с указанной датой «Действителен до» автоматически формируется напоминание «Карта водителя для тахографа» с запланированным уведомлением руководителей сотрудника за 14 дней до окончания даты действия карты.

Дата окончания действия водительского удостоверения

При указании информации о водительском удостоверении при создании / редактировании карточки сотрудника с указанной датой «Действительны до» автоматически формируется напоминание «Водительское удостоверение» с запланированным уведомлением руководителей сотрудника за 14 дней до окончания даты действия удостоверения.

Ручное добавление напоминания

Создать напоминание можно вручную двумя способами:
  • нажмите кнопку «Добавить» в реестре напоминаний;
  • нажмите «+» рядом с аватаром сотрудника и выберите пункт «Напоминание для сотрудника».
Откроется модальное окно создания напоминания. Заполните:
🔸поле «О чем напомнить», где возможно:
  • ввести название напоминания вручную (название напоминания сохраниться в справочнике «Типы напоминаний» и будет доступно для выбора при создании новых напоминаний сотрудников, подробнее см. в статье: Справочники (модуль «Сотрудники»));
  • выбрать тип напоминания из справочника «Типы напоминаний».
🔸Сотрудник — выберите сотрудника
🔸Дедлайн — укажите дату, когда напоминание должно перейти в статус «Просрочено»
🔸Напомнить за — укажите, за сколько времени до дедлайна требуется перевести напоминание в статус «Оповещение»
После заполнения и проверки всех данных нажмите кнопку «Добавить».